Le gardien part en congés trois semaines, s’arrête pour maladie, ou quitte son poste sans préavis : que doit faire le syndic, et quelles solutions existent pour que l’immeuble continue de fonctionner ? Tour d’horizon pratique des obligations et des options, du remplacement temporaire à l’externalisation complète.
Le gardien est absent : quelles sont les obligations du syndic ?
Le syndic est chargé de l’administration de l’immeuble et de l’exécution des décisions de l’assemblée générale. Si la copropriété a décidé de disposer d’un gardien, le syndic doit assurer la continuité des tâches essentielles pendant ses absences : sortie des poubelles aux jours de collecte (sous peine d’amende de la commune), entretien minimal des parties communes, sécurité des accès. Le contrat de travail du gardien et la convention collective des gardiens, concierges et employés d’immeubles prévoient d’ailleurs que le remplacement pendant les congés est organisé par l’employeur.
En pratique, le syndic dispose d’un budget « remplacement gardien » voté en AG ou pioche dans le budget d’entretien courant. Il n’a pas à convoquer d’AG pour un remplacement temporaire ; il en rend compte au conseil syndical.
Les trois solutions de remplacement
1. Le remplaçant salarié par la copropriété
Le syndic embauche en CDD un gardien remplaçant, souvent un proche du titulaire ou une personne recommandée. Avantage : continuité du poste, logement de fonction disponible. Inconvénients : formalités d’embauche (DPAE, contrat, paie), responsabilité d’employeur, difficulté à trouver quelqu’un rapidement pour trois semaines, et rien n’est prévu si le remplaçant est lui-même absent.
2. Le remplacement par une entreprise spécialisée
Une entreprise de remplacement de gardien met à disposition un intervenant formé, salarié de l’entreprise, pour la durée voulue : quelques jours, plusieurs semaines ou plusieurs mois. Le syndic signe un simple contrat de prestation, sans formalités d’embauche, avec une facture mensuelle. L’entreprise garantit la continuité (remplacement du remplaçant) et un responsable de secteur suit l’immeuble. C’est aujourd’hui la solution la plus fréquente à Paris et en petite couronne.
3. L’externalisation du gardiennage
Lors d’un départ à la retraite ou d’une vacance prolongée du poste, de nombreuses copropriétés choisissent de supprimer la loge et de confier durablement les missions à un prestataire : passages quotidiens à heures fixes, sortie des poubelles, entretien des parties communes, permanence téléphonique. La suppression du poste de gardien est une décision d’assemblée générale, votée à la majorité de l’article 26 (double majorité) car elle modifie les modalités de jouissance des parties communes. Le logement de la loge peut ensuite être loué ou vendu au profit de la copropriété.
Que peut faire un gardien remplaçant ?
Tout ce qui figure au contrat du titulaire, dans la limite des tâches prévues par la convention collective : sortie et rentrée des containers, nettoyage du local poubelles, entretien des parties communes, distribution du courrier et réception des colis, accueil des résidents et des entreprises, surveillance, petites interventions techniques, signalement des incidents au syndic. Les missions sont formalisées dans une fiche de passation établie avec le titulaire ou le conseil syndical : clés, codes, calendrier de collecte, prestataires habituels, consignes particulières.
Combien coûte un remplacement de gardien ?
Le coût dépend de la durée, du nombre d’heures quotidiennes (temps plein, mi-temps ou passages), de la taille de l’immeuble et des missions confiées. Pour un remplacement par une entreprise, le tarif est établi sur devis, en général sous forme de forfait journalier ou hebdomadaire. Beaucoup de syndics négocient des conditions cadres avec leur prestataire : un tarif convenu à l’avance, activable sur simple demande à chaque absence, sans nouveau devis.
Anticiper les absences : la check-list du syndic
- Connaître les dates de congés du gardien dès le début de l’année.
- Disposer d’un prestataire de remplacement référencé, avec conditions cadres.
- Tenir à jour une fiche de passation (clés, codes, calendrier des poubelles, contacts).
- Informer les résidents par affichage : nom du remplaçant, horaires, numéro à contacter.
- Prévoir la ligne budgétaire correspondante dans le budget prévisionnel.
Remplacement de gardien à Paris et en Île-de-France
FIIL assure le remplacement de gardiens et concierges d’immeubles à Paris, dans le Val-de-Marne, les Hauts-de-Seine et la Seine-Saint-Denis, sous 24 à 48 h, ainsi que l’externalisation complète du gardiennage. Demandez un devis ou consultez notre page remplacement de gardien.